"Bewaar to-do's nooit in je hoofd. Maak een to-dolijst, maar kijk altijd eerst in je agenda"

16 juni 2021
Een to-dolijst om je tijd beter in te delen, het lijkt een goed idee, maar wat als je die lijst nooit afgewerkt krijgt, en er altijd maar nieuwe taken bijkomen? Rick Pastoor was manager bij Blendle en schreef het populaire boek 'Grip, het geheim van slim werken'. Daarin kan je leren hoe je rust en richting krijgt in je werkweek én hoe je een takenlijst slim kan beheren.

"Heel herkenbaar, al die taken die je te pas en te onpas komen overvallen", zegt Rick Pastoor in 'De Wereld van Sofie'. "Het is een probleem waar iedereen mee kampt, maar het is belangrijk om er wat aan te doen, we hebben ook nooit echt geleerd om onze tijd slim te beheren. Daarom schreef ik ook het boek GRIP. "

"We hebben zoveel op ons bord, de lijst groeit al maar aan, je schuift al gauw werk door naar de avond en het weekend en voor je het weet zit je thuis met een burn-out of erger. Probleem is de open loop. Je hersenen helpen je de hele tijd herinneren aan allerelei zaken die je nog moet doen: je zit aan je bureau en je moet denken aan de verbouwing van je zolder, of aan de aankomende vakantie, of aan je belastingaangifte, er schieten je voortdurend dingen te binnen die nog op de radar staan. En zolang je hersenen niet zeker weten dat daar ook echt iets mee gaat gebeuren, zal je seintjes blijven krijgen. Zo kan het gebeuren dat we voor hetzelfde kleine dingetje wel tientallen keren per dag door onze hersenen worden lastig gevallen. Dan kan je er beter iets aan doen. Dat zijn dus die open loops . Op zich is dat niet slecht, zo vallen de dingen in principe niet van de wagen, maar ons leven is tegenwoordig zo complex, er is zoveel, dat kun je niet allemaal meer in je hoofd bewaren."

Bewaar nooit meer iets in je hoofd

Bewaar nooit meer iets in je hoofd. Je hoofd is een werkgeheugen, geen harde schijf. We hebben eigenlijk een tweede brein nodig. Onze hersenen geven die seintjes maar die komen nooit op het juiste moment. Het is vast herkenbaar: net als je met je baas hebt gesproken, schiet je te binnen: 'ah, ik had eigenlijk dit of dat nog moeten bespreken'. Het seintje komt te laat. We hebben een systeem nodig dat ons op het juiste moment helpt dingen te herinneren. Elon Musk werkt aan de ‘neuralink’ een soort stekker in je hersenen, maar dat tweede brein kan ook simpelweg een schriftje of een whiteboard of een app zijn. Als het zich maar buiten je hoofd bevindt.”

Begin met je agenda

Een to-dolijst, ok. Maar wat als je de lijst uit het oog verliest of zelfs helemaal vergeet? Of als de lijst zich maar blijft vullen, en je 'm niet meer afgewerkt krijgt? Pastoor: "Die takenlijst is maar één onderdeel van een groter werksysteem. Vóór je aan de takenlijst toekomt, begin met je agenda, want die is anders dan je to-dolijst wel degelijk eindig. Het grote voordeel van een agenda: anders dan bij een takenlijst zie je wanneer je dag volgeboekt is."

"Begin dus met je agenda in te richten zoals je je tijd graag wil inrichten. Dus niet door zomaar afspraken in te plannen maar ook door je werk erin af te bakenen. Bijvoorbeeld: in de voormiddag werk je aan een rapport, in de namiddag bereid je een vergadering voor. Het grote voordeel: als je baas of een collega je in de loop van de dag lastigvalt met een opdracht kan je je agenda tonen en zeggen dat die al vol zit. Zo vermijd je dat er steeds dingen bijkomen. Alle taken die meer dan een half uur tijd kosten zouden in je agenda moeten staan."

Kijk na een taak niet eerst in je mailbox

Als een taak klaar, kijk dan NIET eerst naar je mailbox, maar ga eerst naar je takenlijst.  Zo vergeet je de takenlijst niet. Zo vermijd je dat je hersenen weer die seintjes gaan sturen."

Wat als je supervolle aganda botst met je persoonlijkheid? "Kies een middenweg. Gun jezelf de tijd om op adem te komen. Gun je zelf genoeg tijd om over iets na te denken. Hoe creatiever je bent, hoe meer je je tijd moet bewaken. Tijd is kostbaar, dit uur, deze minuut, we maken ze maar één keer mee. Omdat er zoveel opties zijn is het extra belangrijk om na te denken hoe je je dag wil invullen. Met iets meer intentie je tijd vullen zou al fantastisch zijn."

Beluister het gesprek met Rick Pastoor via Radio 1 Select

Lees ook: