Nieuwe Japanse minister van Administratieve Vereenvoudiging wil komaf maken met… de fax en de stempel

We kunnen het ons in deze tijd van e-mail, sms of andere apps nog nauwelijks voorstellen, maar in de Japanse administratie wordt nog veel gebruik gemaakt van stempels om documenten te ondertekenen. Ook een fax werd er nog af en toe verstuurd, maar het faxtoestel lijkt er nu toch stilaan een natuurlijke dood te sterven.

In 'Nieuwe Feiten' legt Luk Van Haute uit vanwaar die traditie komt. "De stempel wordt nog veel gebruikt in de administratie", zegt Van Haute. "Als een ambtenaar een document opstelt, dan voorziet die onderaan een aantal vakjes.  In het eerste vakje stempelt hij dan zelf af.  Het document vertrekt dan naar zijn chef die het volgende vakje afstempelt. Dan gaat het document naar de chef van de chef, enzovoort.  Dat is uiteraard heel omslachtig en daarom wil de minister er komaf mee maken. Het is dus een kwestie van efficiëntie, niet omdat het ouderwets zou zijn. "

Hanko

Die persoonlijke stempel, of hanko is al eeuwen ingeburgerd in Japan. "Zowat elke Japanner heeft er een", zegt Van Haute. "Ze gebruiken het als een soort handtekening, om een document officieel te maken. Het is wel aan het evolueren. Tegenwoordig worden documenten er ook vaak digitaal en elektronisch afgehandeld, zoals wij dat ook doen, maar dat stempelen hangt nog erg vast in hoofden van de Japanners, het moet een stempel zijn om het echt officieel te maken."

Volgens Van Haute heeft zo'n stempel meestal de vorm van een staafje van 5 centimeter lang met onderaan een uitgesneden stempel. De stempel heeft een diameter van 1 of 1,5 centimeter. Er wordt traditioneel met rode inkt gestempeld.

Er zijn volgens Van Haute ook verschillende soorten stempels. "De Japanners hebben een  officiële stempel", zegt Van Haute. "Ze laten  die registreren op het gemeentehuis. Ze gebruiken hem voor de allerbelangrijkste documenten, zoals een huis kopen bij een notaris bijvoorbeeld. De stempels zijn ook persoonlijk op maat gemaakt en de Japanners zullen ze veilig thuis bewaren."

"Daarnaast hebben ze nog een goedkoop exemplaar", gaat Van Haute verder. "Dat hebben ze op zak en dat gebruiken ze dan in de bank of om voor ontvangst af te stempelen bij het aannemen van een pakje."

Die dure stempels zijn vaak kunstwerkjes, met mooi versierd handvat en een versierd bewaardoosje met stempelkussen. De regel is wel dat de stempel je officiële naam moet bevatten.

"De stempels variëren van hele goedkope prullen van 15 euro die je in een automaat kunt laten maken, tot heel artistieke dure dingen", zegt Van Haute. "Die dure exemplaren zijn niet van hout of plastic gemaakt , maar van zilver of ivoor. Kunstenaars zetten je naam erop met mooie kalligrafie en ook de versiering van het staafje en het doosje waarin de stempel en het kussen worden bewaard, zijn vaak echte kunstwerkjes."

"De stempels kan je gerust cultuur en traditie noemen, maar over de fax kan je dat moeilijk zeggen", zegt Van Haute. "Maar ik heb mijn fax hier nog lang laten staan omdat ik nog geregeld faxen uit Japan kreeg. Eén van de verklaringen kan zijn dat in het begin van e-mail en sms, die systemen nog niet waren aangepast aan het Japanse schrift.  Maar dat is intussen ook al 20 jaar geleden."

Volgens de Japan Times wordt er in de administratie nog vaak met de fax gewerkt omdat documenten moeten afgestempeld worden. Door de stempel af te voeren, hoopt de minister ook de fax te doen verdwijnen.

"Het gaat vooral over de ambtenarij", besluit Van Haute. "Veranderingen gebeuren er net zoals bij ons erg langzaam."

(De gebruikte foto valt onder de Creative Commons-licentie.)