Problemen bij vaccinatie-oproepen: chaos of kinderziekten?

23 februari 2021
© Justin Namur (Belga)
Elke Vlaming ontvangt binnenkort een persoonlijke uitnodiging om zich vrijblijvend te laten inenten met een coronavaccin: per brief, via e-mail, per sms of via een combinatie van die kanalen. Die uitnodigingen lopen niet allemaal van een leien dakje, zo blijkt uit verschillende getuigenissen. VRT NWS-journalist Rien Emmery verdiepte zich in de zaak

Koen, een masterstudent verpleegkunde uit Limburg, kreeg op vrijdag 19 februari niet één, maar twee e-mailuitnodigingen opgestuurd om zich te laten vaccineren. De afzender klopte, de mails waren echt, alleen: de ene uitnodiging was gericht aan een zekere “Lotte” en de andere aan een zekere “Lore”. Dames die Koen niet kent, en toch vielen hun vaccinatie-uitnodigingen in zijn mailbox.

Met de persoonlijke vaccinatiecodes van Lotte en Lore die hij via e-mail ontving, kon Koen op de agendawebsite hun voorgestelde afspraakmomenten bevestigen, of zelfs aangeven dat Lotte en Lore het vaccin weigerden of al gevaccineerd waren. Zijn eigen, persoonlijke uitnodiging ontving Koen enkel via sms.

Later die dag kreeg Koen nog een derde e-mail: een bevestiging op naam van Lotte, met het e-ticket om te laten scannen in het vaccinatiecentrum van Kampenhout. Dat doet vermoeden dat Lotte via een andere weg - sms of brief - haar afspraak bevestigde, maar ook deze afspraak kon Koen nog via e-mail annuleren.

Kinderziektes

Het blijken niet de enige problemen die opduiken met het systeem voor de vaccinatie-oproepen. Er waren vorige week nog haperingen in het Doclr-planningssysteem van waaruit de uitnodigingsmails verstuurd worden. Ook beschikt de overheid niet altijd over up-to-date gegevens van het zorgpersoneel dat ze probeert te bereiken: soms gaat het om verkeerde contactgegevens, soms is de vaccinatiestatus niet bekend.

VRT NWS contacteerde enkele vaccinatiecentra waar de helpdesks al gelijkaardige vragen hadden ontvangen. In de pers waren de voorbije week ook al enkele kinderziektes aan het licht gekomen:

  • Door een fout in de selectiefilter die de uitnodigingen uitstuurt, kregen vorige week 600 Vlamingen (gewone burgers) te vroeg een oproep om zich te laten vaccineren. Dat gebeurde toen omdat van onvoldoende eerstelijnszorgverleners – de prioritaire groep – een gsm-nummer of e-mailadres bekend was. Er werd beslist om de aangeschreven burgers niet meer af te zeggen.
  • Vorige week woensdag moest het Brusselse vaccinatiecentrum in Paleis 1 van Brussels Expo, het grootste van het land, een dag na de opening alweer sluiten. Het was tot dat moment nog niet mogelijk om massaal uitnodigingen te versturen via Doclr. De uitnodigingen voor de openingsdag waren nog manueel verstuurd en opgevolgd.
  • De voorbije dagen kwamen berichten uit de vaccinatiecentra van Overijse en Veurne, waar 30 tot 50% van de uitgenodigde zorgverleners niet opdaagde.


Hordes

De kinderziektes zijn deels te wijten aan de korte termijn waarin de zorgverleners worden uitgenodigd - niet per brief maar enkel via sms of e-mail - deels aan lijsten die niet up-to-date zijn wat contactgegevens en vaccinatiestatus betreft, en deels aan technische problemen bij het agendasysteem Doclr.

VRT NWS ontving ook getuigenissen van zorgverleners die zich al hadden laten vaccineren in hun zorginstelling en problemen kregen bij het afzeggen van een extra uitnodiging tot vaccinatie in een vaccinatiecentrum: “Als ik de link volgde naar de "Doclr-website" en daar op de knop "ik ben al gevaccineerd" klikte, kreeg ik telkens "Er is een fout opgetreden (500)". Ik heb dit meermaals geprobeerd. Vervolgens heb ik donderdagavond gebeld naar het telefoonnummer dat op de brief en in de e-mail vermeld stond (016/26.19.10), doch dit nummer bleek niet aangesloten."

Andere zorgverleners bleken de e-mails of smsen niet te vertrouwen of vonden ze terug in de spamfilter van hun mailbox. Niet iedereen is bereid om extra hordes te nemen en te verwittigen dat men niet op de afspraak kan of hoeft te zijn: "Om maar te zeggen: ik kan me voorstellen dat dat 1/3 in Veurne heel hard geprobeerd heeft om te laten weten dat ze niet konden komen/reeds gevaccineerd waren, maar dat dat niet zo makkelijk is en men dan ook niet verbaasd moet zijn als er minder volk staat dan verwacht", getuigt iemand anders.

Opstartfase

Wat loopt er momenteel mis bij de vaccinuitnodigingen van Koen, Lotte, Lore en vele anderen? Joris Moonens, woordvoerder van het Agentschap Zorg en Gezondheid, spreekt over kinderziektes in de opstartfase die gladgestreken zullen worden tegen het moment dat ook de brede bevolking hun uitnodiging zal ontvangen. "Om onze zorgverleners snel te kunnen uitnodigen in de vaccinatiecentra, hebben we bestaande databanken van de federale overheid geraadpleegd. In een aantal gevallen zitten daar blijkbaar verkeerde e-mailadressen in en zijn die gebruikt om vaccinatie-uitnodigingen te versturen. Voor de brede bevolking zullen we beroep kunnen doen op de domicilieadressen van de burgers, en die zijn wel betrouwbaar."

Volgens Moonens is er geen goed alternatief voor de huidige vaccinatiecodes die via sms, e-mail en later via brief verstuurd zullen worden en manipuleerbaar zijn voor wie ze in handen krijgt: "We zouden die omgeving kunnen afschermen door mensen te laten inloggen met hun elektronische identiteitskaart, maar dan creëeren we een extra drempel voor mensen om in te gaan op de vaccinatie-uitnodiging."

De huidige wijze waarop de vaccinatie-uitnodigingen verstuurd worden, blijkt kwetsbaar voor menselijke fouten en onvolledige datasets. De toekomst zal moeten uitwijzen of de huidige problemen inderdaad kinderziektes zijn die nog kunnen verholpen worden, of de gevolgen van een structureel probleem dat een meer ingrijpende oplossing vereist.

(lees verder onder de reactie van Joris Moonens van het Agentschap Zorg en Gezondheid in 'Het Journaal')

Beheerders van IT-systemen zullen het wel aanpakken"

In het Antwerpse vaccinatiedorp op Spoor Oost of in het vaccinatiecentrum in Gent, in Flanders Expo, valt het nog wel mee. “Dat zijn plekken waar je zelf moet inschrijven om een vaccin te krijgen. Daar is het percentage ‘no shows’, dus mensen die niet opdagen, behoorlijk laag, De meesten komen wel degelijk hun vaccin halen", zegt dokter Jan Stroobants, spoedarts en de coördinator van het vaccinatiedorp in Antwerpen. “Maar in de kleinere centra kan het een ander verhaal worden en krijg je dus een te grote uitval.”

Wat zijn de problemen dan? “In de eerste plaats de moederdatabank. We hebben de indruk dat het systeem nog met foute gegevens werkt of toch zeker met foute verbanden. Ten tweede het systeem zelf. Doclr (de online agenda voor huisartsen, red) moet daarmee aan de slag, maar er zijn nog enkele kinderziekten. En ten derde, op de centra zelf loopt het soms nog fout.”

Werk aan de winkel dus, maar Stroobants heeft daar een goed oog in: “We moeten nu de fouten correct doorgeven aan de beheerders van de IT-systemen. Zij zullen dat wel aanpakken. Ze zullen vanuit de meeste centra trouwens gelijkaardige feedback krijgen. Ik ben ervan overtuigd dat ze er ook iets zullen aan doen.”

Fout in de databank

Het vermoeden bleek uiteindelijk juist: er zat een fout in een databank. Het Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (Riziv) kwam tot die conclusie. "Eind vorig jaar bleek er een bug in ons systeem te zitten", zegt een medewerker. "Dat probleem is verholpen. Maar foute e-mailadressen van de foute zorgverleners waren toen wel al doorgestuurd naar een andere databank van de gezondheidsinstellingen: CoHBRA. Vanuit die databank zijn zo'n 40.000 uitnodigingen voor vaccinatie verstuurd."

Hoeveel foute uitnodigingen er verstuurd zijn, is nog niet duidelijk.

Beluister het gesprek met arts Jan Stroobants (vaccinatiedorp Spoor Oost, Antwerpen) via Radio 1 Select

Beluister het gesprek met Rien Emmery (VRT NWS) via Radio 1 Select 

Bron: vrtnws.be, 'Nieuwe Feiten' en 'De Wereld Vandaag'

Lees ook: