Waarom verlopen vergaderingen vaak niet efficiënt?

22 december 2015
Ook al veel tijd verloren met vergaderen? Dan ben je niet alleen. Maar waar ligt het aan? We geven je 7 verklaringen. (En tips om het beter te doen)

Tijdens de kerstvakantie is het misschien wat rustiger op vergadervlak. Maar op een gewone werkdag kan het flink de spuigaten uitlopen: vergaderingen lopen uit, er wordt niets beslist, en het is altijd dezelfde die het hoge woord voert.

Business Insider vroeg Jessica Pryce Jones, co-auteur van het boek ‘Running Great Meetings & Workshops For Dummies’ om advies. Waarom zijn vergaderingen vaak niet efficiënt? En hoe kan het beter?

We willen haar tips graag met je delen.

 

1. De vergadering heeft geen doel en structuur

Vergaderingen duren vaak te lang. Leg voor de vergadering een duidelijk doel vast. Focus op dat onderwerp.

2. De voorzitter heeft het te druk

Een beamer klaarzetten, slides uitdelen, voor drankjes zorgen,… het leidt de voorzitter van een vergadering allemaal af. Neem iemand mee die je helpt. Deze persoon kan zich focussen op al die extra taken, en hij of zij kan je er ook op wijzen wanneer je van je timing afwijkt.

3. De voorzitter is niet de geschikte persoon om de vergadering te leiden

Soms weet een personeelslid gewoon meer over de materie dan degene die de vergadering leidt. Laat de juiste mensen aan het woord.

4. Er zijn geen regels

Leg op voorhand een timing vast. Laat ook weten in welke mate je feedback verwacht van de aanwezigen of niet.

5. Mensen zitten niet in de 'juiste' vergadering

Wanneer mensen meer met hun smartphone bezig zijn dan met de vergadering , is dat vaak een signaal dat ze niet in de juiste vergadering zitten. Of dat is toch de mening van Jessica Pryce Jones. Hou vergaderingen relevant voor alle aanwezigen.

6. Er is geen follow-up

Vraag aan het einde van de vergadering om feedback. Zo kan een vergadering de volgende keer alleen maar beter worden.

7. Vergaderingen zijn saai

Elke dinsdag op hetzelfde uur vergaderen wordt al vlug saai. Doorbreek af en toe de routine. Waarom niet eens vergaderen in een café? 

Maar hou punt 6 aandachtig: vraag om feedback. Als je personeel hier geen zin in heeft, probeer je een volgende keer gewoon eens iets anders.

 

Bron: Business Insider