Waarom we te lang en te veel vergaderen

Weglopen tijdens een vergadering is niet onbeleefd, vindt Elon Musk.  De vergadering nodeloos rekken is dat wel. Zo gijzel je mensen, en dat is pas ongehoord.

“In se is vergaderen een zinvolle bezigheid” reageert Ignace Van Doorselaere (CEO van Neuhaus) in ‘Nieuwe Feiten’. “Als één persoon iets moet maken, iemand anders moet het transporteren, en een derde moet het verkopen, dan is het nuttig dat je samenzit om dat af te stemmen en een draagvlak te creëren zodanig dat iedereen er achter staat.”

Maar er wordt zeker inefficiënt en te lang vergaderd, beaamt Van Doorselaere. “Dat ligt aan de cultuur van heel wat organisaties. We hebben heel veel jobs versnipperd.”  We hebben allemaal functiebeschrijvingen nodig en onze ego’s zeggen dan ook nog eens dat we niet over elkaars grenzen mogen komen.  “Alleen vergeten we soms dat dat praten en die ego-drift geen toegevoegde waarde hebben voor degene voor wie we het doen: de klant, de aandeelhouder, de werknemer, een leerling,…”

"Het zijn de mensen zelf die erom vragen"

Vaak vergaderen we ook met te veel mensen. “Ik zou het aantal vergaderingen niet willen betalen waar we met 12 aan tafel zitten” zegt Van Doorselaere. Waarom we het dan toch doen? “Omdat we onszelf belangrijk vinden, en vinden dat we erbij horen.” En dan krijg je situaties waar je maar 10 minuten aan het woord komt op een vergadering van 2 uur, want alle anderen moeten natuurlijk ook iets zeggen.  “Zo krijg je inefficiëntie onder het mom van betrokkenheid.”

Wie heeft baat bij al die stuurloze, lange vergaderingen? “Het zijn de mensen zelf die erom vragen” zegt Van Doorselaere. “Maar de klant niet. En dus moeten we anders gaan denken, en bevoegdheden meer samenbrengen, in plaats van te versnipperen. We moeten tussen vergaderingen in heel veel zaken regelen, want heel vaak is het zo dat twee mensen een welles-nietesspel gaan spelen in het bijzijn van tien anderen, en die hebben er niks aan. Je moet de angel eruit halen vóór de vergadering, zodat die twee op één lijn zitten vóór de vergadering begint. Zo heb je ongelooflijk veel tijd gewonnen.”

We moeten de beslissing voorop stellen, en niet wat wij daar allemaal over te zeggen hebben.

Belangrijke rol voor de leider van de vergadering

En mogen we in de toekomst allemaal tijdens zo’n overbodige vergadering opstappen, zoals Elon Musk voorstelt? Dat spreek je best af met de leider van de vergadering, zegt Van Doorselaere. Die heeft een ongelooflijk belangrijke rol: hij of zij bepaalt immers wat het doel is van de vergadering en hoeveel tijd er is. “Die persoon moet maken dat de vergadering dermate goed is voorbereid, dat enkel de essentiële mensen aanwezig zijn en enkel de essentiële punten behandeld worden.”

Flexibel vergaderen kan ook helpen, zegt Van Doorselaere. Roep iemand erbij voor de eerste drie punten, en laat hem vervolgens gaan. Maar ook dit hangt allemaal van de kwaliteiten van de leider af.  “Een vergadering begint niet bij het aanvangsuur, ze begint daarvoor” besluit hij.

Lees ook: