Zo hou je die inbox overzichtelijk

7 februari 2019
Je komt 's ochtends aan op je werk, opent je mailbox en daar zie je het: 50 ongelezen e-mails. Herkenbaar? Dit zijn enkele tips om je mailbox overzichtelijk te houden en efficiënter te communiceren met je collega's.

1. Zorg elke dag voor een lege inbox

Luc Chalmet is professor Emeritus Applications en Integration. Hij schreef het boek 'Help, mijn inbox is vol' en hij pleit ervoor dat iedereen zijn inbox tegen het einde van de werkdag leeg maakt. Om dat doel te halen, maakt hij zelf gebruik van een aantal folders waarin hij zijn mails opdeelt: 

Delete => e-mails die verwijderd mogen worden 
Read => nieuwsbrieven en dergelijke die je een keer per week diagonaal doorloopt en daarna weggooit
Archive => e-mails die behandeld zijn, maar niet weggegooid mogen worden
Sent => e-mails die je verstuurd hebt
Taken => dingen die je nog te doen hebt
Inbox => het hoofdkanaal waarop alle overige mails binnenkomen
Cc => alle e-mails waarbij je in cc bent gezet

2. Begin de dag met iets waardevols

Luc Chalmet raadt ook aan om je werkdag niet te beginnen met het lezen en verwerken van e-mails. "Je kan beter je dag met een waardevolle taak beginnen, zodat je het gevoel hebt dat je iets nuttigs gedaan hebt. Daarna is er nog tijd genoeg voor je e-mails", zegt hij.

 

3. Werk met tijdsblokken

Laat je inbox niet heel de dag openstaan. Elke keer je het geluid hoort van een nieuwe e-mail die binnenkomt, verlies je een minuut tijd. Reken maar uit hoeveel tijd er verloren gaat als je 100 e-mails op een dag krijgt ... 

Neuropsychiater Theo Compernolle raadt daarom aan om drie à vier vaste momenten per dag in te lassen om je e-mails te lezen. De overige tijd laat je de mailbox gesloten. Niet alleen gaat je werk dan beter vooruit, je e-mails zullen ook met meer aandacht bekeken en per direct gesorteerd worden.

 

4. Gebruik diverse kanalen

"E-mails zijn digitale brieven, maar ze worden nogal stiefmoederlijk behandeld", zegt Jente Joris. Hij is Content Director bij communicatiebureau RCA en helpt bedrijven met het zoeken van de ideale manier om te communiceren met elkaar intern. Door de technologische vooruitgang en de komst van de smartphone sturen mensen veel vaker nu korte berichten naar elkaar, chatberichten. Maar vaak worden die chatberichten ook per e-mail verstuurd en dat is foutief gebruik. Beter is het om korte boodschappen aan elkaar door te geven via alternatieve kanalen zoals Slack, Yammer of Skype. Berichten die niet instant moeten beantwoord worden, kunnen beter per e-mail verstuurd worden. 

Maak duidelijke afspraken binnen het bedrijf: dit kanaal gebruiken we voor dit soort communicatie, dat kanaal voor dat soort communicatie. Je moet inderdaad een extra communicatiekanaal in de gaten houden, maar je inbox zal op die manier niet meer vol zitten met berichten die niet per e-mail moeten verstuurd worden.

 

Op welke manier communiceer jij binnen je bedrijf?