Topless vergaderen verovert terrein: "Het is een vorm van respect"

Het is een trend die enkele jaren geleden in Sillicon Valley in de VS bij grote bedrijven als Google en Apple is ontstaan en die sinds enige tijd ook bij ons voet aan de grond krijgt: topless vergaderen of vergaderen zonder laptops, smartphones of tablets aan tafel.

De voordelen lijken evident: deelnemers zouden minder zijn afgeleid en de vergadering zou efficiënter verlopen. Zijn moderne snufjes dan het nieuwe taboe tijdens overlegmomenten? Bij pralinefabrikant Neuhaus alvast niet, zegt CEO Ignace Van Doorselaere in 'De Wereld Vandaag'. Toch dicht hij topless vergaderen veel voordelen toe.

Sollicitatiegesprek

"Het houdt inderdaad een stuk de focus in de vergadering, maar het is ook een vorm van respect. Ik zeg vaak aan mensen: zou je jouw gsm meenemen tijdens een belangrijk gesprek? Een sollicitatiegesprek, een gesprek over een promotie of een prospectie met een beloftevolle klant? Ik denk niet dat je dan jouw gsm naast je legt."

"Stel dat we even 15 jaar in de tijd terugkeren en de informatie op onze gsm in de vorm van een krant op tafel ligt. Of we zetten de radio aan... Het is overdreven beeldspraak, maar de gsm is de moderne vorm daarvan. We geven mensen in onze omgeving het signaal dat ze niet belangrijk zijn."

Eerste date

"Zelf zondig ik ook wel eens", geeft Van Doorselaere toe. "De gsm is het nieuwe normaal. Voor sommige mensen is het een lichaamsdeel. Ze kunnen niet zonder, het is een stuk verslaving. We moeten dat aanvaarden, maar veel heeft met het moment te maken. Het is een indicatie van hoe belangrijk het moment is."

"Op een eerste date zal je allicht geen gsm naast je liggen hebben, hoop ik. Dus op een belangrijk moment heb je respect voor jouw omgeving en moet die alle aandacht krijgen. Een medewerker zei me onlangs: als mijn gsm naast mij ligt, dan is hoe vaak ik ernaar heb gekeken een indicatie van hoe goed de vergadering was. Bij een slechte zit hij veel op zijn gsm te tokkelen, bij een goeie doet hij dat niet."

"We kunnen het natuurlijk ook omkeren: een gsm heeft iets dwangmatigs. Hij ligt daar en dus kijken we. Hoe zou het met de brexit zijn? Hoe waren de punten van mijn kinderen op school? We hebben de neiging om te grijpen. Ik zeg vaak al lachend: het is als een praline. Ze ligt daar, ze kijkt je aan en je eet ze op, ook al heb je er niet echt zin in."

Lichaamstaal

Volgens Van Doorselaere missen mensen ook veel als ze tijdens een vergadering met hun gsm bezig zijn. "Lichaamstaal en observeren is erg belangrijk, net als een goeie synthese kunnen maken. Als jij 20 zinnen uitspreekt, moet ik die in 1 zin kunnen samenvatten. Als ik ze met potlood op papier schrijf, doe ik dat kernachtig. Mensen die tokkelen, schrijven te veel op. Handmatig ben je trager en ben je gedwongen tot synthese, diepgang, de essentie."

"Ik weet niet wat de technologie de komende 15 jaar zal doen, maar het is aan de mens om ermee om te gaan. De mogelijkheden zullen alleen maar toenemen, met allerlei voordelen. Het is aan ons om de focus op de inhoud van de vergadering te leggen en niet op de technologie errond."

"Heel veel gimmicks leiden af en houden je oppervlakkiger. Je hebt meer aandacht voor het kader en minder voor het schilderij. Nochtans gaat het om het schilderij. In de toekomst zal dat kader ons nog meer verleiden. We moeten technologie gebruiken, maar we moeten zelf blijven inschatten hoe vaak we die gebruiken en wanneer. Ik ben een voorstander van gezond verstand."

Beluister hieronder het gesprek met Ignace Van Doorselaere in 'De Wereld Vandaag':

Bron: vrtnws.be en 'De Wereld Vandaag'

Lees ook: